Polityka prywatności

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych osobowych jest PINAX spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Gliwicach, ul. Zwycięstwa 10, 44-100 Gliwice, KRS 0001263444, NIP 6312744096. W sprawach danych osobowych napisz na info@pinax.pl lub na adres spółki. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych; kontakt w tych sprawach przyjmuje bezpośrednio PINAX.

Ta polityka dotyczy publicznej strony informacyjnej pinax.pl oraz zapytań kierowanych do nas w związku z jej ofertą. Nie obejmuje przetwarzania dokumentów postępowań w aplikacji PINAX ani obsługi akt na rzecz syndyków. Te kwestie podlegają odrębnym informacjom i ustaleniom umownym.

2. Wiadomości i zapytania o ofertę

Gdy piszesz do nas, przetwarzamy adres e-mail, treść wiadomości i przekazane w niej dane, np. imię, nazwisko, stanowisko i dane firmy. Służą one udzieleniu odpowiedzi, przedstawieniu oferty i prowadzeniu korespondencji w danej sprawie.

Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytań i komunikacji z osobami zainteresowanymi działalnością PINAX (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli zwracasz się do nas jako przyszła strona umowy, na Twoje żądanie podejmujemy działania przed jej zawarciem na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W przypadku kontaktu przedstawiciela innej organizacji podstawą przetwarzania jego danych kontaktowych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Podanie danych jest dobrowolne, ale brak adresu do odpowiedzi lub informacji potrzebnych do rozpatrzenia sprawy może uniemożliwić jej obsługę. Do zwykłego zapytania o ofertę nie potrzebujemy akt postępowania, danych o zdrowiu, numeru PESEL ani dokumentu tożsamości. Prosimy ich w takim zapytaniu nie przesyłać.

Pocztę obsługuje Google. Zapytania nie są przekazywane do odrębnego CRM, systemu obsługi zgłoszeń ani zewnętrznych narzędzi AI. Samo wysłanie wiadomości nie oznacza zgody na newsletter lub niezamówiony marketing.

3. Działanie strony i dane techniczne

Publiczna strona nie prowadzi kont użytkowników, nie zawiera formularza zbierającego dane i nie tworzy własnej bazy odwiedzających. Wyświetlenie strony wymaga jednak technicznego przetworzenia danych połączenia, w tym adresu IP, przez infrastrukturę dostarczającą serwis.

Korzystamy z Cloudflare do dostarczania i ochrony strony. Podstawą niezbędnego przetwarzania danych technicznych jest nasz prawnie uzasadniony interes w zapewnieniu dostępności, bezpieczeństwa i prawidłowego działania serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). W logach obsługi naszej strony nie zapisujemy danych osobowych.

Infrastruktura Cloudflare udostępnia mechanizm raportowania błędów sieciowych (Network Error Logging, NEL). Obsługująca go przeglądarka może wysłać do Cloudflare raport o nieudanym połączeniu. Mechanizm służy diagnostyce dostępności, a nie reklamie lub analizie zainteresowań odwiedzających. Zgodnie z dokumentacją Cloudflare NEL adres IP klienta jest przetwarzany przejściowo w pamięci podczas obsługi raportu i nie jest utrwalany w systemie NEL.

4. Cookies i analityka

Nie stosujemy narzędzi analitycznych ani reklamowych. Własny kod strony nie zapisuje plików cookies ani danych w pamięci lokalnej przeglądarki. Strona nie profiluje odwiedzających.

Opisany wyżej mechanizm diagnostyczny NEL jest przekazywany przeglądarce w nagłówkach odpowiedzi serwera; nie jest plikiem cookie. Nie korzystamy z niego do celów marketingowych. Jeżeli w przyszłości uruchomimy funkcje wymagające zgody, zapewnimy możliwość jej uprzedniego udzielenia, odmowy i wycofania, zanim te funkcje zostaną uruchomione.

5. Odbiorcy danych i przetwarzanie poza EOG

W zakresie potrzebnym do obsługi strony i korespondencji odbiorcami danych są dostawcy hostingu i infrastruktury sieciowej, ochrony i diagnostyki strony (w tym Cloudflare), dostawca poczty Google oraz ich uprawnieni podwykonawcy. Dane mogą też otrzymać organy uprawnione na podstawie przepisów, jeżeli obowiązek ich udostępnienia wystąpi w konkretnej sprawie.

Google i Cloudflare korzystają z infrastruktury międzynarodowej. Obsługa tych usług może wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych. Zgodnie z opublikowanymi warunkami dostawców transfery do podmiotów objętych EU-US Data Privacy Framework opierają się na decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony. W pozostałych przypadkach stosowane są właściwe zabezpieczenia, w szczególności standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej, zgodnie z warunkami danego dostawcy.

Szczegóły i treść zabezpieczeń są dostępne w zasadach przesyłania danych Google oraz warunkach przetwarzania danych Cloudflare. Możesz też zwrócić się do nas na info@pinax.pl o informacje dotyczące stosowanych zabezpieczeń lub ich kopię.

6. Jak długo przechowujemy dane

Zwykłe zapytania niezakończone zawarciem umowy przechowujemy przez czas rozmów i nie dłużej niż 12 miesięcy od ich zakończenia, jeżeli jest to potrzebne do obsługi ewentualnej kontynuacji. Po tym okresie usuwamy korespondencję, chyba że konkretna wiadomość wymaga zachowania z odrębnego, rzeczywiście występującego powodu.

Jeżeli część korespondencji jest potrzebna do ustalenia, dochodzenia lub obrony konkretnego roszczenia, zachowujemy ją do upływu terminu przedawnienia tego roszczenia, a w razie wszczęcia postępowania przed jego upływem także do prawomocnego zakończenia postępowania. Podstawą jest wówczas art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie archiwizujemy w tym celu wszystkich zapytań na zapas.

Termin 12 miesięcy nie zastępuje zasad przechowywania dokumentacji zawartej umowy, rozliczeń lub akt postępowań. Informacje o tych odrębnych procesach przekazujemy w związku z podjęciem współpracy. Usuwanie wiadomości z technicznych systemów dostawcy poczty odbywa się zgodnie z cyklem usuwania danych przewidzianym dla jego usługi.

7. Twoje prawa

Na warunkach określonych w RODO możesz żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją.

Prawo do przenoszenia danych przysługuje w zakresie danych dostarczonych przez Ciebie, przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody. Jeżeli określone przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją wycofać w każdej chwili; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

W celu skorzystania z praw napisz na info@pinax.pl. Możesz również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Informacje o składaniu skarg są dostępne na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8. Aktualizacje polityki

Aktualna polityka jest dostępna na tej stronie i w pliku PDF. Zmiany sposobu działania serwisu lub przetwarzania danych uwzględniamy w kolejnych wersjach oznaczonych datą. Sama aktualizacja dokumentu nie zastępuje zgody, gdy przepisy wymagają jej uzyskania.